Test

test

Catatan Kecil Diskusi Evaluasi Sistem Informasi Kesehatan

Sistem informasi merupakan faktor penting dalam peningkatan pelayanan sekaligus penghematan bagi rumah sakit, dan saat ini telah menjadi salah satu standar mutu pelayanan rumah sakit. Seperti dalam artikel memilih SIM Rumah Sakit yang terdahulu, bertujuan untuk membantu Rumah Sakit atau yang baru membutuhkan sebuah SIM agar dapat nantinya bisa dipergunakan dan bermanfaat bagi pelayanan kesehatan dan meningkatkan kualitas sistem informasi.

Sebelum menentukan SIM RS, kita harus mengetahui identitas dan pengalaman vendor yang akan menjadikan mitra kita dalam membangun sebuah SIM Rumah Sakit. Untuk itu pengalaman simulasi diskusi antara pihak manajemen Rumah Sakit dengan vendor, mungkin bisa dipergunakan sebagai acuan dalam memilih sebuah SIM Rumah Sakit.

Dalam diskusi ada dua kelompok, yaitu :

• Pertama sebagai vendor dengan tugas menyiapkan materi presentasi tawaran aplikasi yang akan diterapkan di rumah sakit;
• Kedua sebagai pihak rumah sakit dengan tugas menentukan apakah menerima atau menolak vendor yang menawarkan software aplikasi SIM RS tersebut

Diskusi ini dilaksanakan di sebuah rumah sakit dengan kriteria sebagai berikut:

• milik pemerintah provinsi

• Type B non pendidikan
• Jumlah tempat tidur 400
• Dengan 4 pelayanan dasar, 3 penunjang, 4 spesialistik
• Ruang pelayanan :  Rawat inap, Medical Check Up, Rawat jalan, Radiologi, patologi klinik, rehabilitasi medis, Gizi,  OK, Kanker, Homecare
• Ssebagai rumah sakit rujukan laboratorium
• Keuangan dari dinas kesehatan provinsi dengan anggaran sekitar 75-80 milyar rupiahper tahun
• Kondisi eksisting rumah sakit: System belum terintegrasi, kasir + apotik, rekam medis à pengolahan data statistic dengan MS Excel  khusunyapembuatan grafik Barber Johnson, pelaporan /RL menggunakan excel, server pengadaan 3 thn lalu), belum memiliki LAN, tenaga IT yang dimiliki ada satu orang di bagian rekam medis dengan latar belakang pendidikan informatika

Situasi diskusi selengkapnya seperti di bawah ini :

Diskusi dihadiri oleh :

1.  Pihak rumah sakit : Direktur, Wadir Keuangan, Wadir Pelayanan Medis, Tim  IT rumah sakit.

2. Pihak vendor : Direktur, Bagian Marketing, Koordinator tim teknis /Programer, Koordinator Lapangan

Materi presentasi yang disampaikan oleh vendor adalah :

1. Profil vendor :

• Nama lengkap vendor : CV. Rekayasa Bersama
• Struktur organisasi dan profil personal
• Berpengalaman dalam bidang SIM rumah sakit selama 7 tahun
• Organisasi yang pernah didampingi dalam penerapan SIM : 7 rumah sakit tipe A, 8 rumah sakit tipe B, 9 puskesmas dan 2 klinik
• Didukung oleh tim konsultan dari SIMKES UGM

2.  Sekilas model SIM yang ditawarkan

3. Strategi kerja :

• Need assessment
• Pemasangan jaringan : hardware, software
• Transfer of knowledge : pelatihan SDM (konsep dan teknis)
• Pendampingan (implementasi aplikasi)
• Supervisi (identifikasi dan penyelesaian masalah)
• Evaluasi (tindak lanjut)

Tanya-jawab yang terjadi adalah sebagai berikut:

RS : Siapa pemilik CV ini? Bagaimana ketersediaan dana utk operasional CV ini?

Vendor : CV didirikan atas prakarsa bersama beberapa relasi, peminat masalah SIM RS, Direktur CV adalah pemilik rumah sakit yang juga menerapkan SIM RS, CV bekerjasama dengan para ahli dan konsultan yang berkualified, Keuangan terjamin karena sudah bermitra selama 7 tahun dengan salah satu Bank terpercaya, memiliki re-asuransi dan laporan pajak yang tertib, Nominal pekerjaan yang pernah CV ini lakukan terbesar adalah 900jt rupiah

RS : Apa yang perlu disiapkan untuk menerapkan SIM RS ini?

Vendor : Yang pertama dan utama perlu disiapkan oleh organisasi adalah komitmen seluruh SDM untuk melaksanakan sistem baru dengan konsisten; Kedua, struktur organisasi yang mendukung jalannya koordinasi untuk SIM RS yang diterapkan; selain itu juga perlu ada regulasi internal yang memadai dan sesuai untuk penerapan SIM RS. Untuk struktur organisasi, perlu dibentuk satu unit yang khusus mengurusi persoalan-persoalan yang terjadi selama penerapan SIM RS ini, terutama masalah teknis. Sehingga tidak terjadi masing-masing user dari ruangan yang berbeda menghubungi langsung kepada vendor untuk bertanya tentang permasalahan yang muncul. Hal ini perlu ada koordinasi, oleh karena itu perlu ada unit atau tim khusus sebagai wadah dalam organisasi untuk penyelesaian masalah dalam penerapan SIM RS ini.

RS : Bagaimana dengan keterbatasan SDM yang memiliki kemampuan IT? RS hanya memiliki 1 orang operator dan 1 orang yang berlatar pendidikan informatika, dan dia bekerja di unit pengolahan data di bagian rekam medis.

Vendor : Memang SDM perlu disiapkan dengan sungguh-sungguh, mengingat kita tidak hanya memberi alat, tetapi juga mengubah perilaku. Sebagaimana sudah disampaikan dalam tayangan tadi, bahwa salah satu strategi kerja CV ini adalah “transfer of knowledge”, yaitu memberikan pelatihan sampai bisa menjalankan sistem ini. Sementara itu dalam strategi kerja “pendampingan”, segala kegiatan dilakukan secara bersama, yaitu selain dari pihak vendor, juga dari pihak RS. Sehingga diharapkan, apabila sudah tidak bermitra lagi, tidak lepas begitu saja, tetapi tetap menjalin hubungan baik dalam arti vendor masih melayani pihak RS sepanjang sifatnya konsultatif. Dan hal penting adalah, ini harapan kami, pada saatnya nanti RS bisa mandiri dalam mengembangkan SIM RS nya. Oleh karena itu, penting dipikirkan pemberdayaan potensi SDM dengan serius.

RS : Mohon dijelaskan fitur-fitur produk CV ini, serta demo aplikasi-nya

Vendor : Fitur yang dibuat disesuaikan dengan keadaan RS ini, dan apabila kiranya masih ada yang belum pas, maka tim teknis kami akan mengubahnya agar sesuai dan cocok dengan pekerjaan di sini.

RS : Apa hambatan terbesar saat menerapkan produk CV ini?

Vendor : Sebagaimana pengalaman kami, hambatan terbesar adalah aspek SDM. Mengingat petugas-petugas pelayanan sudah terbiasa bekerja secara manual, maka lebih sulit bagi mereka melakukan pekerjaan dengan dukungan peralatan seperti komputer. Kami menyadari memang sulit mengubah perilaku, oleh karena itu kami memiliki strategi khusus untuk ini, yaitu memberdayakan SDM yang ada dengan knowledge management. Ini juga harus ada komitmen dari Manajemen setempat dan dukungan yang kuat, seperti regulasi yang mengatur jenjang promosi karyawan yang mau meningkatkan pengetahuannya, itu salah satunya. Mungkin di sini bisa diterapkan hal seperti itu, atau ada hal lain yang bisa kita bicarakan lebih lanjut.

RS : Dari pengalaman yang telah disebutkan, pasti ada kegagalan dalam penerapan sebuah SIM walaupun kecil. Mohon dijelaskan?

Vendor : Kegagalan pasti ada juga, tetapi menurut kami itu hal sudah biasa karena dalam penerapan sebuah SIM untuk langsung optimal jelas tidak mungkin. Kegagalan yang kami alami yang terjadi bukan dikarenakan produk kami yang tidak bisa dipakai, tetapi setelah selesai kontrak pihak RS belum juga menjalankan SIM dengan sungguh-sungguh.

RS : Kalau nanti kami jadi menjadi memakai produk CV ini, apa ada bonusnya…? (Peserta diskusi semua langsung bertepuk tangan, sehingga suasana yang tadinya serius jadi lebih santai)

Vendor : Ini yang menjadi kendala juga dalam bermitra dengan instansi, sesuatu yang ditanyakan tersebut sulit untuk dijawab dalam forum ini

RS : Sebenarnya RS juga sudah mengembangkan SIM RS sendiri. Bagaimana penggabungan kedua sistem ini bisa dilakukan?

Vendor : Bagi kami, tidak menjadi masalah untuk menggabungkan sistem lama dengan sistem yang baru. Nanti tim teknis kami akan mengecek, bagaimana sistem yang sudah ada tersebut. Prinsip kami, semua sistem yang dibuat adalah untuk memudahkan pengguna. Dan konsep kami, source code akan kami berikan, agar apabila ada pengembangan lebih lanjut, ke depan nanti, maka RS bisa menggunakannya untuk menyesuaikan dengan perkembangan yang baru.

RS : Dengan keterbatasan SDM di sini, bagaimana cara menerapkan SIM di sini?

Vendor : SDM yang terbatas pasti dialami oleh instansi manapun, SDM yang telah ditunjuk oleh Rumah Sakit akan kami libatkan dari awal sampai dengan penerapan aplikasi, sehingga diharapkan setelah selesai kontrak sudah ada SDM yang yang bisa untuk mengatasi permasalahan yang ada.

RS : Apa kelebihan CV ini, sehingga kami punya alasan untuk memilih CV ini?

Vendor : Selain unggulan produk yang sudah disampaikan tadi, kami punya komitmen sendiri akan pentingnya dukungan terhadap perkembangan SIM RS di Indonesia. Dan azas yang kami gunakan adalah TRUST atau kepercayaan, bahwa modal untuk bisa berbuat baik adalah percaya. Dan tentu saja menjaga kepercayaan itu. Boleh jadi keunggulan orang lain lebih kepada materi, harga murah. Tetapi bagi kami kepercayaan tidak bisa disetarakan dengan rupiah, dan itu yang kami junjung tinggi sebagai landasan kerja kami. Oleh karena itu, kami mohon juga pihak RS percaya kepada kami.

Diskusi diakhiri dengan tepuk tangan yang dan saling jabat tangan, serta komentar dari dosen pengampu ” Sip anda-anda sudah mampu menjadi vendor dan pejabat Rumah Sakit”.

Terima kasih sanjungannya, semoga menjadi kenyataan sesuai yang diinginkan.